1. Cân nhắc giữa các loại công nghệ chấm công: Thẻ giấy, thẻ từ, vân tay ? Chi phí dự kiến ? Tại sao nên chọn công nghệ đó ?
2. Mô hình và lĩnh vực hoạt động của cty bạn thế nào: Văn phòng, nhà máy sản xuất, số lượng NV bao nhiêu ? Mô hình của bạn có đặc thù gì ?
3. Có bao nhiêu cửa ra vào, bao nhiêu ca làm việc, số lượng NV ra / vào tại cùng 1 cửa như thế nào ?
4. Nhu cầu chỉ cần chấm công In/Out hay cả kiểm soát cửa ?
5. Yêu cầu dữ liệu báo cáo cần in ra như thế nào ? Thông tin quản lý nào mà xếp bạn yêu cầu cần có ?

Dựa trên một số tiêu chí gợi ý trên , các bạn sẽ có thể hình dung rõ ràng hơn về sản phẩm mình cần. Từ đó đi đến việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng hơn.
Khi bạn đã xác định được khá rõ nhu cầu của mình thì việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.Tuy nhiên, Hệ thống chấm công và kiểm soát ra vào khá phức tạp, nó là sự kết hợp của cả phần cứng và phần mềm, sự kết hợp giữa máy móc và sự thoả mãn nghiệp vụ quản lý tại từng cty, là 1 hệ thống mà được cài đặt và vận hành trên nền của máy tính, là hệ thống xử lý và hỗ trợ công việc cho cán bộ quản lý nhân sự, do đó hệ thống phải đảm bảo phù hợp được với nhiều loại hình sử dụng khác nhau, đảm bảo tính ổn định, tính chính xác và đảm bảo tính bảo trì được thường xuyên do nhà cung cấp uy tín thực hiện. Bất kỳ sự cố nào liên quan đến hệ thống chấm công kiểm soát ra vào cũng sẽ ảnh hướng khá nghiêm trọng tới sự hoạt động bình thường của doanh nghiệp và các bộ phận liên quan.

Để đảm bảo tương đối an tâm sử dụng về lâu về dài hệ thống chấm công, một số gợi ý nhỏ về việc chọn lựa nhà cung cấp giúp cho những bạn mới lần đầu mua hàng có định hướng tốt hơn như sau:

1. Xác định rõ nhu cầu, cân nhắc lựa chọn chủng loại máy phù hơp với doanh nghiêp (như trong các câu hỏi ở trên)
2. Tìm kiếm, liệt kê các nhà cung cấp có mặt hàng đó.
3. Yêu cầu báo giá, mô tả tính năng kỹ thuật.
4. Yêu cầu làm việc trực tiếp, đánh giá trực quan ban đầu về hình ảnh của từng cty thông qua bảng báo giá, catalog, tài liệu giói thiệu cty, thương hiệu sản phẩm và nhân viên làm việc trực tiếp.
5. Yêu cầu demo sản phẩm, tìm hiểu sơ qua những chức năng, tiện ích chính của sản phẩm.
6. Tìm hiểu về uy tín công ty, quá trình hoạt động, và qua một vài khách hàng đã sử dụng sảnphẩm của nhà cung cấp đó.
7. Lựa chọn model, tính năng và giá cả phù hợp của nhà cung cấp đáp ứng được dựa trên các đánh giá trên
8. Ký hợp đồng và triển khai.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều cty, rất nhiều website trưng bày bán các sản phẩm và dịch vụ về máy chấm công / kiểm soát ra vào, trong số đó có những cty có định hướng kinh doanh thực chất và đáng tin cậy có uy tin từ lâu, tuy nhiên cũng có nhiều cty định hướng kinh doanh thương mại đơn thuần, thiếu hoặc không có kỹ thuật triển khai dẫn đến việc thuê kỹ thuật bên ngoài, kinh doanh tổng hợp phân tán nên việc bảo hành bảo trì, nâng cấp về lâu dài sẽ khó khăn.

Công nghệ nhận dạng vân tay đang ngày càng phát triển và được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý: Quản lý xuất nhập cảnh, Quản lý Công dân và cụ thể hơn là quản lý Nhân viên, quản lý giờ công thực tế của Nhân viên.

“Thiết bị kiểm soát vào – ra kiêm chấm công tích hợp chức năng tự động tính tiền lương hàng tháng” sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay : cung cấp một giải pháp châm công, tính tiền lương nhân viên toàn diện, phù hợp với nhiều mô hình quản lý khác nhau, giúp nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu suất lao động, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng tính tự giác chấp hành kỷ luật lao động của nhân viên đồng thời giảm thiểu thời gian trong công việc quản lý.
Máy kiểm soát ra vào ghi nhận thời gian ra vào của từng nhân viên. Hệ thống xử lý sẽ lập các báo cáo, hoặc liên kết với phần chấm công để đưa ra bảng lương chính xác cho mỗi tháng.
Máy kiểm soát ra vào và chấm công có nhiều dòng sản phẩm sử dụng công nghệ vân tay. Kích thước và tính năng từng loại tuỳ vào số lượng nhân viên cần quản lý.

Ưu điểm

- Giải pháp tối ưu về quản lý nhân sự.
- Dấu vân tay không có sự trùng lặp nên chống chấm công hộ.
- Hỗ trợ đa trạm chấm công cùng lúc.
- Phương pháp chấm công phong phú: mật mã, vân tay
- Quản lý chấm công và hỗ trợ tính lương bằng phần mềm Attendance Management phiên bản 2008.

• Báo cáo chi tiết giờ làm việc, tăng ca, đi trễ, về sớm, vắng mặt của từng nhân viên.
• Báo cáo tổng số giờ và số ngày làm việc trong một tháng của từng nhân viên.
• Báo cáo tổng hợp trong một tháng.
• Xuất dữ liệu dưới dạng *.xls (Excel) hỗ trợ tính lương nhân viên.

- Cập nhật thông tin nhân sự, lương và các khoản phụ cấp, chia ca, đổi ca, đăng ký vào ra, đăng ký nghỉ phép cho từng nhân viên.
- Quản trị hệ thống an toàn: Dữ liệu không bị mất khi xảy ra sự cố cúp điện.
- Quản lý giờ làm việc: Khả năng kiểm tra mọi lúc, mọi nơi qua Internet.
- Công nghệ USA.

Ví dụ cụ thể trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp may có 300 nhân công và mỗi ngày mỗi người trung bình chỉ đi muộn 5 phút (tính thời điểm đầu giờ làm việc và giữa giờ vào ca) thì con số cho ta thấy như sau:

5 phút x 300 người x 26 ngày làm việc = 39000 phút làm việc (1 tháng)

Ví dụ cụ thể trong nhà trường

Mỗi học sinh khi vào lớp học, sẽ được nhận dấu vân tay qua máy tại cửa lớp trước khi vào vị trí ngồi. Toàn bộ dữ liệu này sẽ gửi lên phòng đào tạo. Tại đây, giáo viên chủ nhiệm cũng như phòng quản lý học sinh xem xét được học sinh nào bỏ học giữa giờ để có biện pháp khắc phục tình hình.
Đó là chưa kể các hiệu ứng phụ của việc đi muộn gây ảnh hưởng chung đến kết quả làm việc của nhân viên cũng như nhóm, phòng ban làm việc
Ngoài ra, nếu chấm công theo phương pháp thủ công thì doanh nghiệp cũng mất rất nhiều thời gian và công sức để tập hợp các dữ liệu dành cho việc tính lương hàng tháng. Việc sai sót là không thể tránh khỏi

Bảo mật và chính xác tuyệt đối:

Sai sót trong việc chấm công bằng phương pháp thủ công thường xuất phát từ yếu tố con người. Giải pháp chấm công bằng vân tay của Giải Pháp Công Nghệ Hà Nội sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế tối đa các sai sót không đáng có. Hàng trăm ngàn doanh nghiệp sử dụng máy chấm công bằng vân tay trên thế giới đều cho ta một kết quả chung là:

• Khắc phục triệt để tình trạng gian lận trong chấm công (quẹt thẻ hộ hoặc làm sai kết quả do các mối quan hệ cá nhân)
• Cho ta các biểu thống kê theo yêu cầu của hệ thống tính lương trong nhiều loại hình doanh nghiệp. VD: Thống kê tình trạng đi muộn, về sớm, thống kê tình trạng nghỉ các loại, thống kê tổng hợp tình hình nhân sự trong doanh nghiệp…

Yếu tố cá nhân hóa của việc sử dụng công nghệ nhận diện vân tay là cực kỳ ổn định và đáng tin cậy. Mỗi cá nhân có thể đăng ký 10 vân tay và khả năng trùng lặp là không thể xảy ra. Với công nghệ mới nhất, các đời máy chấm công vân tay hiện nay có thể nhận diện vân tay của người sử dụng trong vòng 2/10 giây

Tạo cho nhân viên ý thức làm việc chuyên nghiệp

Theo lý thuyết quản lý của các nước tiên tiến, ý thức làm việc quan trọng hơn trình độ. Điều này ngày càng đúng khi bản thân các doanh nghiệp hướng tới việc chuyên môn hóa cao độ. Các nhân viên thay vì một lúc phải làm nhiều việc thì nay chỉ phải tập trung giải quyết những công đoạn cụ thể trong guồng công việc và được đào tạo liên tục.

Việc đi làm đúng giờ theo đúng tác phong công nghiệp trở thành 1 yêu cầu hàng đầu và bắt buộc đối với 1 nhân viên chuyên nghiệp. Qua việc sử dụng máy chấm công vân tay, tất cả các lần đăng nhập của nhân viên thể hiện rõ anh ta đang ở mức độ nào về ý thức làm việc và lỡ trong tháng anh/chị ta có lỡ đi làm muộn thì cũng sẽ có những thống kê để nhân viên đó có thể tự điều chỉnh bản thân.

Ngoài việc tạo cho nhân viên có tác phong công nghiệp và ý thức làm việc, việc sử dụng máy chấm công cũng đồng thời làm tăng tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước các đối tác, bạn hàng.

Chào mừng bạn đến với Công nghệ Sinh trắc học

Tôi tự hỏi là làm thế nào để bắt đầu tất cả những điều này ? Vâng, tại sao không có một cái nhìn trong phần lịch sử. Phần này cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử sinh trắc học, lịch sử của các thiết bị sinh trắc học và nhiều hơn nữa.

Giải pháp sinh trắc học phần có một cái nhìn ở các loại khác nhau của kỹ thuật sinh trắc học đang được sử dụng ngày nay. Chúng tôi có một cách rộng rãi được cả hai khía cạnh hành vi và thể chất của sinh trắc học.

Một trong những khái niệm được sử dụng thường xuyên nhất của Sinh trắc học là hệ thống kiểm soát ra vào và chấm công . Các giải pháp thời gian và tham gia cung cấp thông qua việc sử dụng sinh trắc học đã giúp nhiều doanh nghiệp nhỏ và lớn cũng như để quản lý nhân sự và lưu trữ thời gian làm việc của nhân viên của mình trong hệ thống. Các phần chi tiết khác nhau giải pháp chấm công sinh trắc học có sẵn trên thị trường.

Sinh trắc học đã luôn luôn là một tiền thân trong an ninh và lĩnh vực kiểm soát truy cập. Truy cập vào phần kiểm soát sinh trắc học nhằm tư vấn cho bạn về các hệ thống kiểm soát sinh trắc học khác nhau truy cập có sẵn và làm thế nào để chúng hoạt động. Dưới đây là phần sinh trắc học kiểm soát truy cập!

Đồng hồ thời gian sinh trắc học hoặc một phần thời gian đồng hồ sinh trắc học thì nhiều hơn hoặc ít hơn tương tự như một phần của T & A, nhưng chúng tôi thấy rằng rất nhiều người đặc biệt tìm ra đồng hồ sinh trắc học và nó chỉ sẽ giúp chúng tốt hơn nếu chúng tôi có một phần riêng biệt cho cùng một loại .

Trong tương lai gần, chúng ta sẽ chỉ nhìn thấy sinh trắc học xuất hiện riêng lẻ hơn. Bằng chứng, cũng có rất nhiều các sản phẩm sinh trắc học bây giờ đã có được đặc biệt nhắm vào người dùng cuối. Một ví dụ minh họa cho thấy các ổ khóa vân tay, két sắt vân tay, kiểm soát cửa sinh trắc học …và sinh trắc học phần để cung cấp cho bạn ý tưởng nhiều hơn!

Giống như đa phương tiện? Vâng . Phần video sinh trắc học và phần trình bày sinh trắc học có một trình biên dịch các tập tin video sinh trắc học và các bài thuyết trình powerpoint. Bạn có thể xem trước đoạn video của sinh trắc học ứng dụng, video demo phần mềm và nhiều hơn nữa.

Một trong các lĩnh vực chính nơi sinh trắc học tìm thấy tiện ích là Công an và cơ quan xác thực. Trong các phần dành riêng cho bảo mật sinh trắc học và xác thực sinh trắc học, chúng tôi cố gắng giải thích làm thế nào công nghệ đang được sử dụng để bảo vệ quyền truy cập vào máy tính, bảo vệ các tập tin và nhiều hơn nữa. Chúng tôi cũng sẽ liệt kê các hệ thống sinh trắc học bảo mật khác nhau có sẵn.

Đối với những người tìm thông tin mà bạn đưa ra, hãy chắc chắn là họ sẽ kiểm tra phần bài viết sinh trắc học. Chúng tôi đã tìm kiếm ròng và thu thập một số điều rất tốt về sinh trắc học. Cũng được liệt kê bao gồm điều tra sinh trắc học, các bài báo sinh trắc học và các báo cáo sinh trắc học. Có được đọc tại các Điều sinh trắc học!

Là khách hàng quen của các công nghệ của mình, nó chỉ có ý nghĩa dành một phần riêng về Ưu điểm của sinh trắc học. Trong phần này, chúng tôi hy vọng có câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao Sinh trắc học”. Vì vậy, nhấp chuột vào nút để tìm hiểu thêm về những lợi ích của sinh trắc học!

Những người quan tâm đến việc thực hiện sinh trắc học ở địa phương của họ nên đi thẳng vào các phần trên các thiết bị sinh trắc học, đầu đọc sinh trắc học và máy quét sinh trắc học. Chúng tôi cũng đã liệt kê nhiều phần mềm sinh trắc học có thể được sử dụng với các thiết bị sinh trắc học. Vì vậy, kiểm tra xem chúng ra và nếu bạn thích chúng, bạn cũng có thể mua chúng từ chúng tôi.

Có một vài phần khác giới thiệu các ổ đĩa flash sinh trắc học và sinh trắc học không dây.Đó là USB sinh trắc học. Điều này dành riêng cho những người luôn di chuyển và cần phải mang theo bên mình. Hãy chắc chắn để kiểm tra hai phần nếu bạn phù hợp với rãnh!

1. Để đảm bảo Hệ thống phần mềm quản lý chung được hoạt động tốt

• Một khi bạn có nhiều chi nhánh, số lượng thông tin tăng lên, bạn cần một hệ thống phần mềm quản lý để giúp bạn điều hành được tốt. Hãy tạm gọi đó là ERP- Enterprise Resources Planning. Module Chấm công là một bánh răng nhỏ trong cỗ máy phần mềm quản lý ERP của bạn.
• Tuy nhiên, cỗ máy sẽ không thể vận hành trơn tru nếu một bánh răng gặp trục trặc. Hãy nghĩ đến trường hợp sau: các chi nhánh chậm nộp báo cáo chấm công, báo cáo lương bị trì hoãn, báo cáo tài chính cũng bị trì hoãn vì thiếu thông tin lương. Nhân viên không hài lòng vì nhận lương trễ, trong khi giám đốc cũng không vui vì chưa có được thông tin hoạt động của doanh nghiệp mình …

2. Quản lý số lượng lao động thực sự ở từng chi nhánh

Là tổng giám đốc, một lần bạn tình cờ phát hiện ra rằng 10% nhân viên tại chi nhánh là nhân viên ảo. Họ có tên trong bảng lương hàng tháng, nhưng lại không có mặt ở công ty để làm việc, và kết quả làm việc cũng không có. Vậy số tiền lương kia đi về đâu? …

3. Theo dõi tình hình làm việc ở từng chi nhánh và nhân viên giữa các chi nhánh

Bạn có bao giờ nghe than phiền từ các quản lý ở chi nhánh rằng thật khó kiểm soát việc công tác của các nhân viên. Điều này có thể nghiêm trọng đối với các nhân viên qua lại giữa các chi nhánh để thực hiện nhiệm vụ: mức độ công tác thường xuyên hơn, và trưởng chi nhánh không kiểm soát được…

4. Giảm chi phí đầu tư ở từng chi nhánh

Khi mỗi chi nhánh của bạn tiến hành mua máy chấm công, họ sẽ được các nhà cung cấp xem là khách hàng mua lẻ. Khi toàn bộ các chi nhánh của bạn cùng nhau mua, bạn sẽ được xem là khách hàng “dự án”. Không cần phải giải thích nhiều, bạn cũng biết được rằng mình sẽ có thêm nhiều “quyền lực” (bargaining power) trong lúc thương lượng với nhà cung cấp, một khi trở thành khách hàng dự án. Hơn nữa, khi tập trung mua một lượt, bạn sẽ giảm được sự “rơi rớt” của các nguồn ngân sách trong quá trình mua hàng.

Lợi ích:

• Quản lý và theo dõi quá trình mua hàng của khách hàng
• Xây dựng lòng trung thành của khách hàng ( Customer loyalty) thông qua các chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng có nhiều điểm tích lũy

Giải pháp bao gồm:

• Phần mềm quản lý thông tin khách hàng và cơ sở dữ liệu của các khách hàng
• Các thẻ cảm ứng dành cho khách hàng để dễ dàng nhận diện khi đi mua hàng
• Các đầu đọc thẻ kết nối với máy tính để nhận diện khách hàng

Sau đây, chúng tôi xin giới thiệu các bước vệ sinh đầu đọc vân tay – bộ phận được tiếp xúc nhiều nhất trên máy chấm công vân tay:

• Trước tiên hãy thổi nhẹ để đẩy bớt lớp bụi bẩn đi.
• Phun một lớp mỏng chất lau chùi kính hoặc xà phòng nhẹ tương tự.
• Chú ý: Không sử dụng các hóa chất tẩy rửa khác để tránh hỏng bề mặt đầu đọc.
• Dùng khăn mềm, khô để lau chùi đầu đọc. Cẩn thận, không làm trầy xướt bề mặt đầu đọc.

Vệ sinh máy sẽ góp phần vào việc giữ cho máy hoạt động tốt hơn, giảm chi phí bảo trì cũng như giảm một phần chi phí cho tổ chức!

Giải pháp chỉ đưa ra kết quả tốt nếu đầu vào của dữ liệu thực sự có chất lượng. Chỉ khi nhân viên phải chấm công đúng và đủ, thì phần mềm mới cho các báo cáo chấm công chính xác. Trong trường hợp nhân viên chấm công thiếu, phần mềm sẽ cho ra kết quả không đúng với thực tế, và khiến bộ phận nhân sự mất thêm thời gian xử lý sự cố.

Do đó, việc yêu cầu nhân viên nghiêm túc thực hiện chấm công, là công việc bắt buộc khi triển khai giải pháp. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng thực hiện tốt việc này.

Đa phần các nhân viên có thái độ phản kháng và không thích sử dụng máy chấm công. Ai cũng không cảm thấy thoải mái khi bị quản lý giờ giấc, và cảm giác này là hết sức bình thường. Tuy nhiên, từ cảm giác này, nhân viên có thể tạo nhiều khó khăn cản trở quá trình triển khai chấm công. Rất nhiều nhân viên của các đơn vị triển khai cho rằng máy chấm công vân tay khó nhận vân tay. Nhưng khi nhân viên Vbest đến tận nơi quan sát và hỗ trợ nếu cần, thì đa phần mọi nhân viên đều chấm công dễ dàng. Mọi người hay nói vui “chắc cái máy nó sợ chuyên gia”… Điều này thể hiện rằng, tâm lý của nhân viên tạo ra nhiều ảnh hưởng trong quá trình sử dụng.

Để chuẩn bị tâm lý tốt cho nhân viên trước khai triển khai giải pháp, doanh nghiệp nên có một thông báo triển khai chấm công chính thức đến toàn nhân viên. Thông báo này sẽ giúp việc triển khai thuận tiện hơn rất nhiều, và sẽ giải tỏa tâm lý phản kháng từ phía nhân viên, và quá trình triển khai giải pháp chấm công diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều.

Quá nhiều dữ liệu rác. Khi một nhân viên mới vào làm việc, bạn đăng kí cho họ 2 vân tay, nhưng khi họ nghỉ làm, hầu như không công ty nào thực hiện xóa vân tay cho nhân viên nghỉ việc. Kết quả là sau một năm, máy chấm công của bạn có rất nhiều dấu vân tay không cần thiết.

Quá nhiều log điểm danh. Sau mỗi lần download dữ liệu về máy, người dùng thường không muốn xóa dữ liệu. Ai cũng nghĩ là nên lưu trên máy để sau này nếu có bất trắc xảy ra thì còn có dữ liệu gốc. Kết quả là sau một năm sử dụng, trên máy có rất nhiều dữ liệu thừa. Điều này làm chậm tốc độ download dữ liệu.

Tinh Hoa có thể giúp trong các trường hợp trên, bằng việc cung cấp các công cụ đặc biệt để giúp khách hàng bảo trì hệ thống dữ liệu của mình.

Công cụ xóa vân tay của nhân viên cũ ( Auto Clean Finger – ACF), sẽ tự động tìm các vân tay rác trong máy để xóa, tạo thêm khoảng trống cho bộ nhớ, giúp máy chạy nhanh hơn

Công cụ download dữ liệu tự động (Auto Download Service – ADS) giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi khi download log.

Nhiều khách hàng không biết cách đăng kí thêm vân tay cho người cũ, họ tạo thêm ID mới cho nhân viên đó, thay vì đăng kí thêm vân tay cho số ID cũ.

Việc thêm ID sẽ không có vấn đề gì, nếu khách hàng thực hiện đầy đủ các bước như khi có nhân viên mới gia nhập, nhưng thông thường, khách hàng thường quên các bước trên.

Thông thường, họ thường quyên đăng kí số ID mới trên phần mềm, quên đăng kí lịch làm việc, nên nhân viên này không có dữ liệu chấm công trên phần mềm.

Một số khách hàng quên xóa số ID cũ, dẫn đến việc nhân viên lúc chấm công thì ra mã số này, lúc khác thì ra mã số khác, và bảng chấm công thì luôn luôn thiếu log điểm danh (phần mềm chỉ cho phép mỗi nhân viên có một số ID )

Các vấn đề trên đã không xảy ra, nếu khách hàng biết cách đăng kí thêm vân tay cho nhân viên.